Organizacja konferencji

Zadanie jakim jest organizowanie konferencji i tym podobnych oficjalnych spotkań nie jest rzeczą prostą. Istnieją oczywiście osoby, które spełniają się w tej dziedzinie i są to z całą pewnością osoby bardzo uzdolnione, konkretne, dbające o każdy jeden szczegół, posiadające dar właściwego kierowania innymi. Organizując konferencję trzeba pamiętać o setkach drobnostek, bo jedno małe niedopatrzenie może stanowić wielki problem. Dlatego też osoby nieposiadające w sobie „żyłki organizatora” powinny organizację swojej konferencji zlecić profesjonalistom w tej dziedzinie.

Jak trudna jest organizacja konferencji?

Poważna konferencja czy to biznesowa, naukowa czy jakakolwiek inna koniecznie wymaga równie poważnej i profesjonalnej organizacji. Osoby, które do tej pory nie miały do czynienia z żadnymi kwestiami organizacyjnymi mogłyby sobie z takim zadaniem zwyczajnie nie poradzić. Cały problem polega na tym, że „diabeł tkwi w szczegółach” i wystarczy zaledwie jedna mała „wpadka”, pominięcie jakiegoś niewielkiego szczegółu, aby daną konferencję koniec końców można było zaliczyć do tych nie najlepiej udanych.

Nawet osoby długi czas zajmujące się organizowaniem konferencji i doświadczone w tym temacie cały czas trzymają rękę na pulsie, cały czas udoskonalaną swoje umiejętności i poszerzają wiedzę, bo mają świadomość tego, że cała odpowiedzialność za prawidłowy przebieg spotkania spoczywa na nich.

Kierowanie zespołem

Organizacja konferencji, nawet takiej na niedużą liczbę uczestników nie powinna być powierzona wyłącznie jednej osobie – profesjonaliści doskonale o tym wiedzą. Trzeba zatem zorganizować dobry zespół i upewnić się, że każdy wie, jakie zadanie ma wykonać. Zarządzanie zespołem jest bardzo ważne, bo motywuje jego członków, o ile oczywiście kierujący zespołem jest postacią asertywną, konsekwentną, potrafi dobrze przydzielać zadania i na bieżąco monitorować postępy.

Podstawowe kwestie, o których nie można zapomnieć!

Zdecydowanie najważniejszą kwestią przed podjęciem jakichkolwiek działań jest oczywiście przygotowanie szczegółowego planu działania. Ogromnie istotne jest to, aby zaplanować także budżet (zawsze też należy zostawić pewną rezerwę na nieprzewidziane wypadki, dodatkowe koszty). Bardzo ważny jest wybór miejsca na konferencję. Jeśli chodzi o salę, jej wielkość należy dopasować do liczby uczestników, podobnie jak i jej wyposażenie i wystrój. Jeżeli planowane jest zamawianie cateringu, należy wszystko doskonale zgrać w czasie – co do minuty.

REKOMENDUJEMY