1.Łatwy dojazd – wiele hotelów znajduje się w centrum miasta, co sprawia, iż dojazd do nich jest niezwykle prosty. Z łatwością można tam trafić komunikacją miejską jak i prywatnym samochodem. Dodatkowo, miejsca parkingowe przy hotelu pozwalają zapomnieć o problemach związanych z pozostawieniem samochodu.

2.Przestronne sale konferencyjne – wiele hoteli dysponuje więcej niż jedna sala konferencyjną. Te różnią się przede wszystkim wielkością i przestronnością. Zatem, z łatwością można tu zorganizować małe konferencje jak i te większe

3.Profesjonalny sprzęt – elegancki wygląd i odpowiednia wielkość to nie jedyne parametry, które wpływają na wybór danego pomieszczenia. Liczy się także dostępny sprzęt audiowizualny. Im wyższej jakości, tym lepiej. Wówczas organizatorzy mają pewność, iż żadne nieprzewidziane problemy techniczne nie zakłócą przebiegu wydarzenia. Przeważnie, hotele posiadają również profesjonalną kadrę zajmującą się właśnie tymi urządzeniami. Zatem, organizatorzy nie muszą martwić się o załatwienie odpowiedniej obsługi

4.usługi z zakresu cateringu – dodatkowo hotele proponują menu na czas konferencji. Dzięki odpowiedniemu zapleczu gastronomicznemu posiłki będą na pewno przyrządzane na miejscu. Ciepłe i smaczne dania to jest to czego potrzeba ludziom zmęczonym wielogodzinnym słuchaniem prelekcji. Ponadto, bardo często hotele organizują minibarek z ciepłymi i zimnymi napojami.

5.Baza noclegowa – ta przydaje się w szczególności na konferencjach, gdzie wielu gości przyjeżdża z daleka. Tym samym odpadają kwestie związane z organizacją noclegu.

Podsumowując..

Hotele cieszą cie coraz większą popularnością wśród organizatorów konferencji przede wszystkim ze względu na kompleksowość usług. W przypadku wielu obowiązków związanych z planowanie takiego wydarzenia, organizator z chęcią przekaże część z nich hotelowi. Dlatego też możliwość organizacji konferencji, zapewnienie sprzętu i jego obsługi, usług gastronomicznych i bazy noclegowej to główne atuty przemawiające za hotelami.

Artykuł 5 zalet organizacji konferencji w hotelu pochodzi z serwisu Organizacja imprez.

1. Miejsce konferencji – na organizatorze spoczywa przede wszystkim obowiązek wynajmu odpowiedniego pomieszczenia. Ta decyzja zdeterminowana jest przed wszystkim czynnikami takimi jak: data wydarzenia, budżet, ilość osób i lokalizacja.
2. Zaproszenie prelegentów oraz gości – wśród obowiązków organizatora leży właśnie zaproszenie odpowiednich osób. W wysyłanym zaproszeniu (zarówno drogą mailową jak i tradycyjną) powinny się znaleźć podstawowe informacje o konferencji. A wśród nich: data, miejsce oraz temat planowanej konferencji. Należy również podać termin, do którego należy zgłaszać swój przyjazd. Pomoże to w późniejszym oszacowaniu kosztów i organizacji kolejnych punktów.
3. Zapewnienie sprzętu – w tym punkcie zawiera się cała kwestia związana ze sprawami technicznymi. Zatem, należy zadbać o dobrej jakości sprzęt audiowizualny jak i ekipę profesjonalistów, którzy szybko rozwiążą nieplanowane problemy techniczne.
4. Posiłki i napoje – dobrze żeby w trakcie konferencji uczestnicy mieli dostęp do jakiś napojów –wody mineralnej czy soków. Jeżeli konferencja ma potrwać dłużej warto zapewnić gościom dodatkowy posiłek. Może on przybrać formę szwedzkiego stołu lub gotowych zamówionych dań.
5. Plan konferencji – kiedy już wszyscy prelegenci zgłoszą tematy swoich wystąpień, organizator powinien przystąpić do stworzenia planu konferencji. Pozwoli to wszystkim uczestnikom zorientować się w jej przebiegu. Plan taki powinien być rozesłany do wszystkich uczestników.
6. Nocleg – w przypadku przyjezdnych gości, organizator musi zadbać o odpowiednie zakwaterowanie uczestników. Oprócz miejsca do spania, powinien także zatroszczyć się o odbiór gości z lotniska czy dworca i zaprowadzenie ich do miejsca docelowego.

Podsumowując…

Organizator konferencji musi zapewnić uczestnikom przede wszystkim odpowiednio wyposażone miejsce spotkania. Jest to właściwie niezbędna podstawa, aby konferencja w ogóle mogła się odbyć. Należy również zadbać o komfort gości i zatroszczyć się zarówno o napoje jak i o posiłki. Ponadto, każdy uczestnik powinien posiadać plan konferencji, który uwzględnia nie tylko kolejne wystąpienia, ale także planowane przerwy. W końcu, w przypadku gości przyjezdnych należy zadbać o odpowiednie ich zakwaterowanie.

Artykuł Jakie obowiązki spoczywają na organizatorze konferencji? pochodzi z serwisu Organizacja imprez.

Jakie są możliwości?

Możliwości urządzenia jest przynajmniej kilka. Można po pierwsze zorganizować je samodzielne w domu, od początku do końca. Można także zorganizować je w domu czy w ogrodzie, ale korzystając z usług cateringowych lub zdecydować się na wynajęcie lokalu. Każda z powyższych możliwości ma pewne plusy.

Wiele osób ceni sobie zdecydowanie bardziej kameralne przyjęcia w domu, w gronie najbliższych, od imprez w restauracjach i tym podobnych miejscach. Będąc w domu można czuć się w pełni swobodnie i komfortowo. Jest to ogromnie ważne zwłaszcza, gdy ma się małe dziecko, które można bez stresu przewinąć czy umyć i położyć w stosownej chwili we własnym łóżeczku. Są osoby, które uwielbiają gotować i eksperymentować w kuchni, a później chwalić się swoimi kulinarnymi osiągnięciami przed gośćmi.

Ci, którzy z kolei nie potrafią gotować lub zwyczajnie nie mają na to czasu, mogą skorzystać ze wspomnianych już usług cateringowych. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ wystarczy ustalić menu i gotowe dania są dostarczane do domu.

Jeszcze jedną możliwością jest wynajęcie sali w restauracji. Sprawdzi się szczególnie wtedy, gdy mieszkamy w małym mieszkaniu w blokach czy niewielkim domu, a zapraszamy dużą ilość gości. Nie musimy przejmować się zupełnie niczym, cały czas możemy przebywać z gośćmi, ponieważ będziemy mieli zapewnioną profesjonalną obsługę.

Czas to pieniądz…

Zanim podejmiemy ostateczną decyzję dotyczącą tego, jakie rozwiązanie wybrać, koniecznie powinniśmy się nad tym dobrze zastanowić. Jeśli chodzi o kwestię finansową, nie jest prawdą, że skorzystanie z usług cateringowych czy wynajęcie sali jest rzeczą o wiele droższą od samodzielnego przygotowania przyjęcia we własnym domu. Przygotowując chrzciny samodzielnie, musimy zakupić wszystkie produkty, a smażąc, piekąc i gotując zużywamy wodę, prąd, gaz. Wynajmując salę bądź też korzystając z cateringu oszczędzamy przede wszystkim bardzo dużo czasu, który możemy poświęcić na inne przygotowania.

REKOMENDUJEMY

Artykuł Organizacja chrzcin pochodzi z serwisu Organizacja imprez.

Jak trudna jest organizacja konferencji?

Poważna konferencja czy to biznesowa, naukowa czy jakakolwiek inna koniecznie wymaga równie poważnej i profesjonalnej organizacji. Osoby, które do tej pory nie miały do czynienia z żadnymi kwestiami organizacyjnymi mogłyby sobie z takim zadaniem zwyczajnie nie poradzić. Cały problem polega na tym, że „diabeł tkwi w szczegółach” i wystarczy zaledwie jedna mała „wpadka”, pominięcie jakiegoś niewielkiego szczegółu, aby daną konferencję koniec końców można było zaliczyć do tych nie najlepiej udanych.

Nawet osoby długi czas zajmujące się organizowaniem konferencji i doświadczone w tym temacie cały czas trzymają rękę na pulsie, cały czas udoskonalaną swoje umiejętności i poszerzają wiedzę, bo mają świadomość tego, że cała odpowiedzialność za prawidłowy przebieg spotkania spoczywa na nich.

Kierowanie zespołem

Organizacja konferencji, nawet takiej na niedużą liczbę uczestników nie powinna być powierzona wyłącznie jednej osobie – profesjonaliści doskonale o tym wiedzą. Trzeba zatem zorganizować dobry zespół i upewnić się, że każdy wie, jakie zadanie ma wykonać. Zarządzanie zespołem jest bardzo ważne, bo motywuje jego członków, o ile oczywiście kierujący zespołem jest postacią asertywną, konsekwentną, potrafi dobrze przydzielać zadania i na bieżąco monitorować postępy.

Podstawowe kwestie, o których nie można zapomnieć!

Zdecydowanie najważniejszą kwestią przed podjęciem jakichkolwiek działań jest oczywiście przygotowanie szczegółowego planu działania. Ogromnie istotne jest to, aby zaplanować także budżet (zawsze też należy zostawić pewną rezerwę na nieprzewidziane wypadki, dodatkowe koszty). Bardzo ważny jest wybór miejsca na konferencję. Jeśli chodzi o salę, jej wielkość należy dopasować do liczby uczestników, podobnie jak i jej wyposażenie i wystrój. Jeżeli planowane jest zamawianie cateringu, należy wszystko doskonale zgrać w czasie – co do minuty.

REKOMENDUJEMY

Artykuł Organizacja konferencji pochodzi z serwisu Organizacja imprez.